(目的)

第1条　この規程は、役場における起案等事務処理についての基本的事項を定めることを目的とする。

(事務処理の原則)

第2条　事務処理に当たっては、適正かつ迅速に行い、常にその能率の向上を図らなければならない。

(総務課長及び事務所長の職務)

第3条　総務課長(大和事務所にあっては事務所長)は、この規定に基づいて、適正かつ迅速に事務処理が行われるよう常にその指導改善に努めなければならない。

(帳票等の種類)

第4条　帳票等の種類は、美郷町文書取扱規程(平成16年訓令第12号)第10条に規定する帳票をいう。

(公文の種類)

第5条　公文の種類は、次のとおりとする。

(記号及び番号)

第6条　公文には、第5条第6号に規定するもの以外は、次の各号により記号及び番号をつけなければならない。ただし、第4号に該当するもののうち、軽易なものについては、この限りでない。

(公文の署名)

第7条　公文の署名は、すべて町長名(特に必要があるものは町名)を用いなければならない。ただし、県内地方公共団体又は諸団体その他に対して発するもので、軽易なものについては副町長名、特に軽易なものについては課長名(事務所長を含む。)を用いることができる。

(押印)

第8条　発送文書には、公印を押し、重要なものについては、契字印で起案書と割印しなければならない。ただし、文書の性質上必要でないと認められる場合は、公印及び契印又は契印のみを省略することができる。

(公文の書式)

第9条　条例、規則、告示、訓令(甲)及び訓令(乙)のうち適当と認めるものの書式は、公文書式(別表第2)による。

(情報の提供)

第10条　職員は、つねに諸情勢を察知し、町の行政に関する情報(以下「情報」という。)を入手したときは、速やかに口頭又は文書をもって上司に報告しなければならない。

(決定書等の作成)

第11条　決定者は、収集した情報に基づき起案責任者を指定して、目標、方針及び計画を示し決定書案の作成を命ずるものとする。

(起案責任者)

第12条　起案責任者は、決定者が町長又は副町長であるときは課長(事務所長を含む。)、課長であるときは係長とする。

(協議調整及び合議)

第13条　協議調整は、原則として起案責任者と同等の職と行うものとする。ただし、必要がある場合は、上位の職と行うことができる。

(職務権限の行使)

第14条　各職の職務権限は、自らこれを行使しなければならない。

(意思決定に係る責任の明確化)

第15条　意思決定に関し、決定者は、決定について起案責任者は決定書案の作成及び協議調整について(協議調整を指定された者は、当該協議調整について)、決定書案を作成した事務担当者は、当該決定書案の作成について補助した作業内容について、それぞれ責任を負うものとする。

(会議の主宰者及び構成員の責任)

第16条　会議の主宰者及び構成員は、当該会議の運営及び会議における結果の措置について責任を負うものとする。

(事務の責任処理)

第17条　事務処理の適確化を図るため、各課(大和事務所においては各班。以下同じ。)における配置職員は、次の各号に掲げる場合の当該事務を処理したときは、その処理区分ごとに処理責任者を明示し、その責任の所在を明らかにしておかなければならない。

(調整機能の活用)

第18条　町行政の能率的な執行を確保し、効率的な運営を図るため、各課間又は全庁的な事務の執行及び課内(大和事務所においては班内。)各事務執行について調整する機能の活用を図るものとする。

(課長の調整機能)

第19条　課長は、それぞれ次に掲げる事項について調整を行い事務執行体制の能率的な運用を図るものとする。

(各課間又は全庁的な調整)

第20条　各課間又は全庁的な事務執行についての調整は、美郷町庁議等設置規則(平成16年美郷町規則第12号)に規定する執行会議並びに課長会議がこれを行う。

(各課の調整)

第21条　各課における調整は、美郷町庁議等設置規則に規定する課内調整会議がこれを行い、次の事項を調整するものとする。

(進行管理及び行政考査)

第22条　行政の能率的かつ適正な執行を確保するため、進行管理及び行政考査を実施するものとする。

(起案)

第23条　起案に当たっては、次の各号に掲げる要領によらなければならない。

(起案書の記載事項)

第24条　起案書には起案の理由又は説明を記載し、関係法規その他参考となる事項を附記し、かつ、必要な書類を添付しなければならない。ただし、定例又は軽易なものは、そのいずれをも省略することができる。

(取扱区分の表示)

第25条　起案書には起案の際、浄書及び発送の区分を記入し、さらに機密に属するものにあっては袋に納めて「秘」の文字を朱書で表示しなければならない。

(訂正)

第26条　起案書の記載事項を訂正するときは、すべて赤インク又は赤鉛筆を用い、訂正者は必ず訂正箇所に押印しなければならない。

(決裁等の順序)

第27条　起案の決裁若しくは合議又は文書の供覧の順序は、次の各号によるものとする。

(合議)

第28条　他の課の所掌事務に関係のある起案は、美郷町事務決裁規程(平成16年美郷町訓令第10号)の規定するところにより合議しなければならない。

(口頭処理)

第29条　即時完結して原議を残しておく必要のない事案は、口頭をもって処理することができる。

(機密文書の処理)

第30条　機密文書について決裁を受け、若しくは合議し又は供覧しようとする場合には、主務課長又はその命を受けた者が当該文書を持ち廻りして、決裁又は閲覧を受けなければならない。

(総務課長への合議)

第31条　起案のうち次に掲げるものは、総務課長に合議しなければならない。

(条例原案の送付)

第32条　主務課長は、条例の制定又は改廃を要するときは、その原案を総務課長に送付しなければならない。

(廃案その他の場合の処理)

第33条　起案が廃案となり又は重大な変更を受けたときには、主務課は合議した課にその旨を通知しなければならない。

(決裁済起案書の取扱)

第34条　決裁を終わった起案書には、決裁年月日を記入しなければならない。

(浄写及び校合)

第35条　発送文書の浄写及び校合は、主務課で行わなければならない。

(文書の発送)

第36条　決裁済の起案で発送を必要とするもののうち、次の文書は主務課において美郷町文書取扱規程による手続をした後、即日発送しなければならない。ただし、緊急を要しない文書又は特に長文にわたるものであって、浄写に時日を要するものはこの限りでない。

(電話等の録取による処理)

第37条　電話又は口頭により通知、照会等のあったときは、その要旨を記録して処理しなければならない。