○美郷町文書取扱規程
平成16年10月1日
訓令第12号
目次
第1章 総則
第2章 文書管理規程
第3章 文書の取扱い
第4章 文書の処理
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、美郷町における文書(電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。)の取扱いについて必要な事項を定めることを目的とする。
(適用範囲)
第2条 文書の取扱いは、別に定めがあるもののほか、この訓令の定めるところによる。
(1) 法令文書 (条例、規則)
(2) 公示文書 (告示、公告)
(3) 通達文書 (訓令、通達、指令)
(4) 往復文書 (照会、回答、報告、申請、進達、副申その他)
(5) 部内文書 (復命、上申、辞令、事故手続)
(6) その他の文書(諮問、証明、表彰、書簡、挨拶、請願、陳情、契約、諸台帳その他)
(1) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであることをいう。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであることをいう。
(2) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与され交換される文書をいう。
(3) 文書管理システム 文書及び簿冊に関する情報の登録、起案用紙等の作成、登録された情報の検索その他の文書事務を行うための情報システムをいう。
第2章 文書管理
(文書管理の担当)
第5条 文書管理は総務課で行い、その総括は総務課長がこれを行う。
(文書担当者)
第6条 総務課に文書担当者を置き、総務課長はこれを指揮監督する。
(文書取扱主任)
第7条 文書処理事務を適性かつ迅速に行うため、各課、出先機関に文書取扱主任を置く。
2 前項の文書取り扱い主任は次に掲げる職にあるものを充てる。
(1) 課長補佐
(2) 事務所長補佐
(3) 所長
(4) 事務長
(電子文書取扱主任)
第8条 前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書の受信及び送信に関する事務に従事する文書取扱主任(以下「電子文書取扱主任」という。)を別に指定することができる。
(文書取扱主任の職務)
第9条 文書取扱主任は、おおむね次の各号に掲げる事務を処理する。
(1) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(2) 配付文書の処理促進に関すること。
(3) 文書の発送に関すること。
(4) その他文書の収受、配付、受発簿の保管整理に関すること。
(5) 各課における簿冊の保管、簿冊引継ぎの事務に関すること。
(帳票等の種類)
第10条 文書の取扱いに用いる帳票等は、次のとおりとする。
(1) 令規番号簿(様式第1号)
(2) 公印使用簿(様式第2号)
(3) 特殊郵便物交付簿(様式第3号)
(4) 金券等交付簿(様式第4号)
(5) 文書収受件名簿(様式第5号)
(6) 簿冊背表紙(様式第6号)
(7) 文書収受送致簿(様式第7号)
(8) 起案用紙(様式第8号)
(文書の分類基準)
第11条 文書の分類は次の各号により定めるものとする。
(1) 文書の処理、保管、保存は、すべて別に定める文書分類表により分類して行わなければならない。
第1種 永久
第2種 10年
第3種 5年
第4種 3年
第5種 1年
第3章 文書の取扱い
(収受及び配付)
第12条 文書担当者は、役場に到達した文書、物品を次の要領により処理する。
(1) 特殊郵便物、親展文書(秘文書を含む。)以外は、すべて開封する。
(2) 受信の記録を要する文書は、文書管理システムで収受処理を行い、右上余白に収受印を押し受付番号、月日を記入し、文書管理システムで出力した文書件名簿とともに総務課長、副町長に(必要に応じて町長)供覧後、各課の文書取扱主任に配付する。
(3) 特殊郵便物、親展文書は開封することなく特殊郵便物交付簿に登載し、郵便物のあて先である担当者に配布し、受領印を徴さなければならない。
(4) 現金、金券等は、金券等交付簿に記載し、会計管理者又は主務課長に交付し、受領印を徴する。
(5) 受付日付が権利の得喪又は変更に関係する重要な文書は、収受印の横に受付時刻を記入し、封筒を添えて文書取扱者に配付する。
(6) 数課に関係ある文書は、最も関係の深い課に配付する。
2 収受印の様式は、収受印(別表第2)による。
3 出先機関で収受した第1項第2号に該当する文書は文書収受送致簿に記載し、本庁職員に送致し受領印を徴する。
(転送の禁止)
第13条 配付を受けた文書、物品でその課の主管でないものは、直ちに総務課に返付し、直接他課に転送してはならない。
(直接収受の禁止)
第14条 総務課を経ないで、直接課に送達された文書、物品で受信の記録を必要とするものは、直ちに総務課に回付しなければならない。
(勤務時間外及び休日の収受)
第15条 勤務時間外及び休日に到達した文書、物品は宿日直員が収受し、これを総務課に引き継がなければならない。ただし、電報、速達文書等で緊急を要するものは、速やかに関係責任者にその旨を通知するものとする。
第16条 総合行政ネットワークを受信した場合は、主務課で直接受信したものを除き、文書主管課において処理する。
2 文書主管課は、総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、次に掲げるところにより処理する。
(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証すること。
(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。
(3) 前号の規定により受領通知を行った文書を、速やかに紙に出力すること。
第17条 文書主管課長は、前条第2項第3号の規定により出力を行った当該文書を、当該文書に係る事務を所掌する主務課の文書取扱主任に配布する。
第18条 主務課の文書取扱主任は、前条の規定により配布を受け、又は第16条第2項第3号の規定により出力を行った当該文書を、第12条から第13条までの規定の例により処理する。
第4章 文書の処理、供覧、起案、決裁及び発送
(配付文書の処理)
第19条 文書取扱主任は、配付を受けた文書を文書収受件名簿と照合後収受し、文書管理システムに文書分類、保存種別その他必要事項を登録しなければならない。
第20条 課長は、配付を受けた文書を直ちに閲覧し、自ら処理するもののほかは処理の意見を付し、当該事務担当者に交付し、速やかに処理させなければならない。ただし、上司の閲覧を要するものは、閲覧を経て処理するものとする。
(文書の起案及び決裁)
第21条 文書の起案は、次の要領により行う。
(1) 起案は文書管理システムに登録された起案用紙を用いる。
(2) 起案事由を簡明に記載し、根拠法令、予算等の関係その他参考となる事項を記入し、必要に応じ資料を添付する。
(3) 定例的なもの又は軽易なものについては、前号の事項を省略することができる。
第22条 決裁、合議又は供覧の手続は、おおむね次の要領による。
(1) 起案書又は閲覧に供する文書は、関係課員課回議の上、課長、副町長を経て町長の決裁又は閲覧を受けなければならない。
(2) 他課に関係ある起案書は、関係課に合議しなければならない。合議する場合は、主務課長の決裁を経て関係課に合議するものとする。
(3) 合議を受けた課は、速やかに処理回付する。
(4) 合議を受けた課において内容に異議がある場合は、主務課と協議して調整し上司の決裁を受ける。
(5) 起案書のうち、次のものは、総務課長に合議しなければならない。
ア 条例、規則等に関するもの
イ 契約に関するもの
ウ 議会に提出すべき案件に関するもの
エ 人事、表彰等に関するもの
オ その他特に必要と認められるもの
(文書の整理保管・保存・引継ぎ)
第23条 文書管理システムで保存処理した文書は、該当する簿冊に編さんする。
第24条 登録した簿冊には、当該年度分の文書編さんを行い、同一簿冊に複数年度の編さんは行わない。
第25条 簿冊には文書管理システムで出力した簿冊背表紙を貼付する。
第26条 各課で保管する簿冊は原則として前年度と当該年度とする。
第27条 前々年度の簿冊は文書主管課への引継ぎ対象簿冊となり、引継ぎを毎年8月末までに行うものとする。ただし、業務上各課での保管が必要な場合は、引継ぎ簿冊から除外するよう文書管理システムで処理を行う。
第28条 前条により引き継いだ簿冊は、総務課が書庫に保存する。
(浄書及び発送)
第29条 決裁を経て発送する文書は、当該課において浄書する。
第30条 発送文書の記号及び番号は美郷町事務処理規程(平成16年美郷町訓令第1号)の規定による。
(電子署名)
第31条 総合行政ネットワークの文書交換システムにより発信する文書については、電子署名を付与するものとする。
2 施行文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決定書を添えて、電子文書取扱主任に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。
3 電子文書取扱主任は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決定書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。
4 第1項の電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行等については、別に定める。
(発信)
第32条 総合行政ネットワークの文書交換システムにより文書を送信するときは、電子文書取扱主任が送信するものとする。
(完結文書の整理保存)
第33条 文書は常に整理して、重要なものは非常災害時に際しては、何時でも搬出できるよう配慮し、紛失盗難の予防に注意しなければならない。
(保存種別及び保存期間)
第34条 保存期間は、文書完結の翌年度から起算する。
(保存簿冊の貸出)
第35条 保存簿冊の貸出を受けたいときは、文書管理システムに所定の項目を入力し、総務課長に申し出なければならない。
(廃棄)
第36条 保存期間を経過した簿冊及び保存の必要のない簿冊は、総務課長が主務課長と協議し、町長の決裁を経て廃棄するものとする。
2 廃棄の方法は、焼却、消去とする。
(その他)
第37条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は町長が別に定める。
附則
この訓令は、平成16年10月1日から施行する。
附則(平成16年訓令第56号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成18年訓令第2号)
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成19年訓令第2号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
(様式に関する経過措置)
2 この訓令の施行の際現にある第5条の規定による改正前の美郷町不当要求行為等防止対策要綱、第10条の規定による改正前の美郷町文書取扱規程、第15条の規定による改正前の美郷町職員の任用に関する規程、第17条の規定による改正前の美郷町職員服務規程、第20条の規定による改正前の美郷町指定金融機関等検査要領及び第24条の規定による改正前の美郷町公共工事中間前金払の実施要綱による様式(次項において「旧様式」という。)により使用されている書類は、それぞれこの訓令による改正後の様式によるものとみなす。
3 この訓令の施行の際現にある旧様式による用紙については、当分の間、これを取り繕って使用することができる。
附則(平成24年訓令第1号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成24年3月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現に使用している旧様式については、この訓令の施行の日から平成24年3月31日までの間使用することができる。
附則(平成28年訓令第2号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
別表(第11条関係)
文書保存年限別基準表
第1種(永久保存)
1 町議会に関する重要なもの
2 条例、規則、訓令、訓、達、指令の原議並びに関係書類
3 歴史の資料となるもの
4 国又は県の訓令、指令、例規、重要なる通牒及び往復文書で永久保存の必要があるもの
5 職階、進退、賞罰、身分等の人事に関する書類で重要なもの
6 退隠料及び遺族扶助料に関するもの
7 褒賞及び儀式に関する文書
8 審査請求、訴訟及び和解に関する重要なもの
9 調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの
10 事務の引継ぎに関する重要なもの
11 予算、決算及び出納に関する特に重要なもの
12 財産、営造物及び町債に関するもの
13 町税徴収に関するもの
14 寄附受納に関する重要なもの
15 認可許可、又は契約に関するもの
16 隣接市町村との分合に関するもの
17 事業及び事業計画に関する重要なもの
18 工事に関する特に重要なもの
19 原簿、台帳等で特に重要なもの
20 法令に基づく各種台帳
21 その他永久保存の必要を認められるもの
第2種(10年保存)
1 町議会に関するもの
2 備品の出納に関する重要なもの
3 予算、決算及び出納に関する重要なもの
4 補助金に関する重要なもの
5 職階、進退、身分等に関するもの
6 調査、統計、報告、証明等で重要なもの
7 原簿、台帳等で重要なもの
8 租税その他各種公課に関するもの
9 外国人登録に関するもので重要なもの
10 その他10年保存の必要を認められるもの
第3種(5年保存)
1 外国人登録に関するもので第2種以外のもの
2 消耗品及び材料に関する重要なもの
3 調査、統計、報告、証明等に関するもの
4 財産、公の施設に関する重要でないもの
5 給与に関する重要なもの
6 重要文書の発受に関するもの
7 工事又は物品に関する重要でないもの
8 その他5年保存の必要を認められるもの
第4種(3年保存)
1 消耗品及び材料に関するもの
2 調査、統計、報告、証明、復命等に関するもの
3 予算、決算及び出納に関する重要でないもの
4 給与に関するもの
5 照会、回答その他の往復文書に関するもの
6 その他3年保存の必要を認められるもの
第5種(1年保存)
第1種から第4種以外のものでおおむね次に掲げるもの
1 文書の収受、発送、処置に関するもの
2 出勤、遅参、早退、休暇、出張等の届に関するもの
3 欠勤、忌服、身分、住所等の届に関するもの
4 日誌、調査、報告、通知等で特に軽易なもの
5 消耗品受払に関する特に軽易なもの
6 軽易な照会、回答その他の文書
7 処理を終わった一時限りの願届及びこれに関するもの
別表第2(第12条関係)
収受印
