○美郷町個人情報保護事務取扱規程
平成17年3月29日
訓令第5号
目次
第1章 総則(第1条―第4条)
第2章 開示請求等(第5条―第16条)
第3章 個人情報の訂正請求等(第17条―第23条)
第4章 個人情報の削除又は中止請求(第24条―第30条)
第5章 苦情処理(第31条)
第6章 運用状況の公表(第32条)
第7章 雑則(第33条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、美郷町個人情報保護条例(平成17年美郷町条例第2号。以下「条例」という。)及び美郷町個人情報保護条例施行規則(平成17年美郷町規則第2号。以下「規則」という。)に定める個人情報の保護に関する事務の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。
(開示請求等の窓口)
第2条 各実施機関に対する個人情報の開示、訂正、削除又は中止請求(以下「開示等請求」という。)の受付等を行うための総合的な窓口業務は、総務課において行い、受付時間は、原則として午前8時30分から午後5時までとする。
(窓口の所掌事務)
第3条 窓口の所掌事務は次のとおりとする。
(1) 個人情報の保護に係る相談、案内及び連絡調整に関すること。
(2) 個人情報の開示等請求の受付に関すること。
(3) 個人情報取扱事務届出の整備並びに閲覧に関すること。
(4) 個人情報の写しの作成に要する費用の徴収に関すること。
(5) 開示等の決定に対する審査請求の受付に関すること。
(6) 個人情報の取扱いに係る苦情の受付に関すること。
(取扱い事務の登録)
第4条 条例第4条に規定する個人情報取扱事務の届出及び閲覧については、別に定める「個人情報取扱事務の登録に関する事務取扱要領(以下「登録事務取扱要領」という。)」によるものとする。
第2章 開示請求等
(開示請求に係る事務)
第5条 窓口に個人情報の開示請求の相談があった場合は、請求の趣旨及び内容を十分に聴取し、請求の内容が開示請求として対応すべきものであるかどうかを確認し、適切な対応に努めるものとする。相談の内容によっては、条例の適用されない個人情報や他の制度の利用によるべきものがあり、それぞれ次のとおり対応する。
(1) 条例の適用されない個人情報
条例第41条第1項に掲げるものには、この条例が適用されないので、その旨説明する。
(2) 他の制度の利用
他の法令等の規定(条例第41条第2項)により開示を求めることができるものについては、当該法令等の規定に基づき開示を行うこととなる旨説明する。
(3) 簡易開示制度の利用
開示を求める個人情報が、条例第21条の規定により、開示請求及び開示を受けることができる場合は、当該所管課を案内する。
(個人情報の特定)
第6条 開示を請求する者が知りたい個人情報の内容について十分に相談を受け、登録票事務取扱要領で定める登録票等により検索を行うとともに、所管課と十分連絡を取り合って、当該個人情報が記録されている公文書の有無、内容等について特定ができるように努め、必要があると認めるときは、所管課の立会いを求めるものとする。
(開示請求書の受付)
第7条 開示請求は、開示請求をする者が、個人情報開示請求書(規則様式第3号。以下「開示請求書」という。)に必要事項を記入し、窓口に提出することにより行い、受付に当たっては、次の事項に留意するものとする。
(1) 病気、身体障害その他やむを得ない理由により窓口での開示請求が困難であると認められる場合に限り、郵送による請求書の提出を認めるものとし、この場合、受付日は、当該開示請求書が到達した日とする。
(2) 電話、ファクシミリー等による開示請求は認めない。
(3) 未成年者からの開示請求であっても、原則受け付ける。ただし、15歳未満の場合であって、制度の趣旨、個人情報の内容等について十分な理解を得がたいと認められるときは、法定代理人が開示請求をするように求める。
2 本人又は条例第12条第2項で規定する親権者等若しくは保佐人等であることの確認をするものとする。
(1) 本人による開示請求の場合
ア 個人情報の本人であることの確認のため、開示請求者に提出又は提示を求める書類は、次に掲げるものとし、戸籍謄本や住民票の写しなど本人以外の者でも取得できる書類、本人であることを確認できる書類には該当しないものとする。
・運転免許書証・旅券・個人番号カード・健康保険、国民健康保険又は船員保険の被保険者証・共済組合員証・国民年金手帳・厚生年金手帳・共済組合年金証書・恩給等の証書・戦傷病者手帳・身体障害者手帳・船員手帳・海技免状・狩猟者登録証・猟銃・空気銃所持許可証・宅地建物取引主任者証・電気工事士免状・無線従事者免許証・外国人登録証・その他官公庁の発行する身分証明書
イ 写真の貼り付けられた書類により本人確認を行う場合は、開示請求をする者と写真を照合して確認するものとする。写真の貼り付けてない書類にあっては、複数の書類の提示を求める方法や、本人であれば当然了知している事項について質問するなどにより行うものとする。
(2) 親権者等又は保佐人等による請求の場合は、アの自己を証明する書類に加え、代理関係を確認するため、提出又は提示を求める書類は、次に掲げるものとする。
ア 戸籍謄本
イ 登記事項証明書
ウ その他親権者等又は保佐人等であることを確認できる書類。さらに、親権者等又は保佐人等が法人の場合は、開示請求書に押印を求めるとともに、当該印の印鑑証明書の添付を求めるものとする。
(3) 郵送により開示請求書の提出があった場合は、本人又は親権者等若しくは保佐人等であることの確認は、診断書等窓口での請求ができないことを証明する書類を併せて提出させたり、本人に対して電話等で請求の意志を確認するなど、慎重に行うものとする。
(4) 婚姻等により、開示請求時の本人の氏名が開示請求に係る個人情報における氏名と異なる場合には、旧姓等が記載された戸籍謄本等の提出又は提示を求め、開示請求に係る個人情報の本人であることを確認する。
3 死者の個人情報であっても、次に掲げる場合については、相続人等本人の個人情報として取り扱い、開示請求の対象として認めるものとする。
(1) 死者である被相続人から相続した財産に関する情報についての開示請求の場合請求内容が当該相続財産に係るものであることを示す書類に加え、請求要件の有無について、それぞれ以下のいずれかの書類により確認しなければならない。
ア 死者の財産が請求者に帰属していることの確認
・不動産登記簿、契約書など当該財産が請求者又は被相続人に属することを証明する書類・遺言書(公正証書によるもの又は裁判所の検認を受けたもの)・遺産分割協議書・その他請求者が相続した財産であることを証明する書類
イ 請求者が相続人であることの確認
・被相続人である死者及び請求者の戸籍謄本・その他請求者が相続人であることを証明する書類
(2) 死者である被相続人から相続した不法行為による損害賠償請求権等に関する情報についての開示請求の場合請求内容が当該損害賠償請求権に係るものであること示す書類に加え、請求要件の有無について、それぞれ以下のいずれかの書類により確認しなければならない。
ア 死者が損害賠償請求権等を取得していたことの確認
・示談書・和解書・裁判所の確定判決書・その他死者が損害賠償請求権等を取得していたことを証明する書類
イ 請求者が当該損害賠償請求権等を相続したことの確認
・遺言書(公正証書によるもの又は裁判所の検認を受けたもの)・遺産分割協議書・その他請求者が損害賠償請求権等を相続したことを証明する書類
ウ 請求者が相続人であることの確認
・被相続人である死者及び請求者の戸籍謄本・その他請求者が相続人であることを証明する書類
(3) 近親者固有の慰謝料請求権や遺贈など、死者の死に起因して、相続以外の原因により請求者が取得した権利義務に関する情報についての開示請求の場合請求内容が当該権利義務に係るものであることを示す書類に加え、請求要件の有無について、以下のいずれかの書類により確認しなければならない。
・示談書・和解書・裁判所の確定判決書・その他請求者が当該権利義務を取得したことを証明する書類・遺贈により請求者が取得した権利義務であることを証明する遺言等
(4) 死亡した時点において未成年者であった自分の子に関する情報についての開示請求の場合未成年で死亡した子の親権者であったことを、以下のいずれかの書類により確認しなければならない。
・戸籍謄本・その他未成年で死亡した子の親権者であったことを証明する書類
(5) 死者の個人情報に関する開示請求については、開示請求者が請求資格を有することを確認しなければならないこととし、確認できない場合は、補正として、相当の期間を定めて開示請求者に上記書類の提出又は提示を求めるものとする。
(6) 共同相続の場合など、請求を認めることができる者が複数存在する場合は、各人平等に取り扱う。この場合、請求権はすべての者に認めるが、請求を行った者に開示すれば足りるものである。
4 開示請求書の提出があったときは、記載事項について確認し、記載漏れがあるなど形式上の不備がある場合は、補正をもとめるものとする。
(1) 年月日欄は、開示請求者が開示請求を行った日であり、期間算定の起算日となるので、必ず記載されていること。
(2) 請求者欄
ア 本人であるかどうかの確認及び開示決定等の際の連絡等に必要なので、正確に記載されていること。
イ 法人の場合を除き、押印の必要はない。
ウ 法人の場合は、「住所」欄に事務所又は事務所の所在地、「氏名」欄に当該法人の名称及び代表者の氏名が記載されていること。なお、連絡調整を容易にするため、必要があるときは、事務担当者の氏名を付記するよう求める。
エ 住所及び氏名については、自書するよう求める。ただし、障害などのために、自書が困難な開示請求者については、開示請求者の了解を得て、窓口の職員が代筆する。
(3) 開示請求の対象となる個人情報を特定するためのものであるから、「町が保有する自己の個人情報のすべて」「○○課にある自己の個人情報のすべて」などではなく、当該情報が記録されている公文書等の件名又は知りたいと思う個人情報の内容が特定できるように、できるだけ具体的に記載してあること。
(記載例)
○○課の○○事務の○○台帳に載っている私の情報
○○年度の○○名簿に記載されている私の情報
○年○月○日に提出した○○届出書に記載されている私の情報
(4) 希望する開示の方法欄は、いずれかの番号に○印が付けられていること。
(5) 開示請求に係る個人情報の本人の状況等欄
ア 「本人の状況」欄のいずれか該当する番号に○印が付けられていること。また、開示請求者が被保佐人の場合には、窓口の担当者が「備考」欄に当該請求者が保佐人、補助人又は任意後見受認者のいずれかであるかを記載すること。
イ 未成年者の場合は、生年月日が記載されていること。
ウ 本人の氏名、住所及び連絡先が記載されていること。
(6) 窓口の担当者は、本人確認等を行った書類の番号に○印を付け、「その他」に該当するときはその書類の名称を記載するとともに、提出又は提示された書類に免許番号等が付されている場合には、当該番号を「備考」欄に記載すること。
(開示請求書の取扱い)
第8条 開示請求書に受付印を押し、その写しを開示請求者に交付する。
2 開示請求者に対して、次の事項を説明する。
(1) 開示決定等は、窓口で開示請求書を受け付けた日から起算して15日以内に行うが、やむを得ない事由により、受け付けた日から起算して45日を限度として延長する場合があること。
(2) 決定の内容は書面により通知し、開示決定の場合は、日時、場所等について同書面で通知すること。
(3) 個人情報の写しを交付する時は、写しの作成に必要な費用を徴収すること。また、写しの郵送は本人確認ができないため、病気その他やむを得ない場合に限るとするが、その場合は、郵送に必要な費用も負担しなければならない。
(4) 満15歳以上の未成年者の法定代理人、保佐人、補助人、任意後見受認者による開示請求にあっては、所管課から本人に開示についての意志を確認すること。
3 提出後は次のように取扱うものとする。
(1) 総合窓口へ提出された場合は、請求書を所管課へ送付するとともに、写しを保管する。
(2) その他の窓口へ提出された場合は、請求書を所管課へ送付するとともに、写しを2部作成し、1部を保管しもう1部を総務課へ送付する。
(開示請求書内容の検討)
第9条 所管課は、窓口から開示請求書の送付を受けたときは、記載事項を確認の上で、課受付印の押印等必要な手続を行う。
2 所管課は、開示請求に係る個人情報の内容が、条例第14条各号に該当するかどうかを検討し、総務課と協議すること。
3 決定は、所管課の長の専決事項とする。ただし、重要又は異例に属する事項については、必要に応じて副町長以上の決裁を受けること。
4 窓口で個人情報の特定ができなかった場合、窓口で本人確認等に必要な書類の提示は提出がなく本人等であることの確認ができなかった場合その他開示請求書に形式上の不備があるときは、所管課は相当の期間を定めてその補正の手続を行うものとし、この場合、補正の参考となる情報の提供をすること。
5 開示請求者が当該期間内に補正に応じないとき又は開示請求者に連絡がつかないときは、当該開示請求を却下するものとし、その旨を個人情報開示請求等却下通知書(様式第1号)により通知する。
6 満15歳以上の未成年の法定代理人、保佐人、補助人又は任意後見受任者による開示請求の場合には、本人に対して当該開示請求書の写し及び確認書(様式第2号)を送付し、本人に開示についての意志を確認するものとする。
この場合、本人が反対の意志を表示した確認書を提出したときは、当該開示請求を却下するものとし、その旨を個人情報開示請求等却下通知書(様式第1号)により通知する。
7 実施機関から開示決定通知書等の通知書を送付する場合には、親展扱いするなど取扱いに注意すること。
(第三者に対する意見照会等)
第10条 所管課は開示請求があった個人情報に第三者に関する情報が記録されているときは、必要に応じて当該第三者の意見を聴くものとする。意見聴取は、個人の権利利益の侵害の有無、法人その他の団体が受ける不利益の有無及び不利益の程度その他必要な事項について行うものとする。ただし、第三者の情報が条例第14条各号のいずれかに該当すること、又はいずれにも該当しないことが明らかであるとき、その他開示請求者又は第三者の権利利益を不当に侵害するおそれがあるときは、第三者に対する意見照会はしないものとする。
3 意見聴取を行うときは、開示請求者の識別性を消去するなど開示請求者の権利利益の保護に十分配慮するものとする。また、意見聴取に対する回答は1週間以内にするよう、当該第三者の協力を求めるものとする。
(開示・非開示の決定)
第11条 開示・非開示の決定は、原則として、開示請求があった日から起算して15日以内に行う。
2 開示請求に係る個人情報に非開示情報が記録されていない場合には、個人情報の全部について開示の決定を行い、個人情報開示決定通知書(規則様式第4号)により通知すること。
3 開示請求に係る個人情報に非開示情報が記載されている場合で、その部分を容易に区分して除くことができるときは、部分開示決定を行い、個人情報一部開示決定通知書(規則様式第5号)により通知すること。
4 次に掲げる場合は、非開示決定を行い、個人情報非開示決定通知書(規則様式第6号)により通知する。
(1) 開示請求に係る個人情報の存否を明らかにしないで開示請求を拒否するとき。
(2) 開示請求に係る個人情報を保有していないとき。
5 開示・非開示の決定に係る通知書の記載に当たっては、次の事項に留意するものとする。
(1) 開示請求に係る個人情報の内容欄は、請求に係る個人情報を取り扱う事務の名称、記録されている台帳、帳簿等の名称等を記入すること。ただし、開示請求に係る個人情報が記録された公文書を保有していない場合(当該公文書を保有していないが、保存年限経過により廃棄済みであって、当該公文書の名称が明らかな場合を除く。)又は存否応答拒否をする場合、開示請求書に記載された個人情報の内容を記載する。
(記入例)
○○事務のため○○台帳に記載されているあなたの個人情報
(2) 開示の日時は、開示請求者と事前に電話等により連絡を取り、都合の良い日時を指定すること。
(3) 開示の場所は、機密性の高い会議室等を確保し、指定するものとする。
(4) 開示をしない部分及び開示をしない理由欄は、開示をしない部分を特定した上で、条例第14条の該当する号数と理由を記入し、該当する号数が複数あるときは各号ごとに号数と理由を記入すること。
(5) 開示請求に係る個人情報の存否を明らかにしないで、開示請求を拒否するとき及び開示請求に係る個人情報を保有していないときにおいては、その旨及び理由を具体的に記入すること。
6 意見を聴いた第三者が、当該個人情報の開示に反対の意志を表示した場合において、開示決定するときは、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間置くこととし、この場合、開示決定後直ちに、個人情報の開示決定に係る通知書(規則様式第10号)により、当該第三者に通知を行うとともに、その写しを総務課に送付すること。
(個人情報開示決定期間の延長)
第12条 事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、当該期間を30日間延長することができるものとし、この場合、個人情報開示決定等期間延長通知書(規則様式第7号)により、遅くとも開示請求があった日から起算して15日以内に開示請求者に届くよう送付するとともに、その写しを総務課に送付すること。
(開示の実施)
第13条 文書、図画、写真(以下「文書等」という。)に記載された個人情報を開示する場合、文書等、原則として原本により開示を行うものとする。ただし、次に掲げる場合については、その写しを用意し、当該写しを用いて開示する。
(1) 文書等の原本を開示に供することにより、当該文書等が汚損し、又は破損するおそれがある場合
(2) 条例第15条の規定により個人情報を部分開示する場合
⇒本条第5項第2号参照
(3) 日常業務に使用している台帳等を開示に供することにより、業務に支障が生ずる場合
(4) 請求のあった文書等が国等の監査等に必要である場合など、行政の円滑な執行が確保できない場合
2 マイクロフィルムに記載された個人情報を開示する場合は、リーダープリンターによりプリントアウトしたものをもって行うものとする。
3 録音テープ又はビデオテープに記録された個人情報を開示する場合
(1) 開示は、総務課に備えてある再生機器の通常の方法により行うものとする。
(2) 原本性確保の観点から、あらかじめ書込み禁止用の突起等を折るか、複写したものを用意し、これを開示に供すること。
(3) 部分開示は、容易に非開示部分を消去できないことから行わないものとする。
4 その他電磁的記録に記録された個人情報を開示する場合
(1) 用紙に出力することを目的として作成した電磁的記録媒体については、原本(紙)と容易に同一性が確認できる場合のみ、当該電磁的記録媒体による公開を行うことができるものとする。
(2) 用紙に出力したものの公開は、文書等と同じ方法で行うものとする。
(3) 視聴は、専用の再生機器により通常の方法で行う。
(4) 視聴に供する場合は、原本性確保の観点から、あらかじめ所管課で複写したものを用意し、これを視聴に供するものとする。
(5) 部分公開は、原則として用紙に出力したもので対応するものとする。ただし、用紙に出力したもので対応する場合に比べて、非公開部分を容易かつ確実に区分し除くことができる場合は、電磁的記録媒体による公開もできるものとする。
5 個人情報を部分開示する場合は、開示できない部分の記載方法や当該文書等のつづり方によって個別に判断するものであるが、おおむね次のとおりとする。
(1) 開示部分と非開示部分が別ページに記載されている場合は、非開示とする部分を覆うか、又は開示する部分を複写したものを用意し、当該写しを閲覧に供するものとする。
(2) 開示部分と非開示部分が同一ページに記載されている場合は、該当するページを複写した上で、非開示部分を黒塗りで消し、それを再度複写したものを用意し、当該写しを閲覧に供するものとする。
(開示の実施方法)
第14条 開示の日時及び場所は、個人情報開示決定通知書又は個人情報一部開示決定通知書(以下「開示決定通知書」という。)で指定した日時及び場所において行うものとするが、開示請求者から事前に指定した日時の変更の申し出があった場合、又は開示請求者がやむを得ない理由により指定した日時に来られなかった場合は、所管課は開示請求者と協議の上、日時を変更し、総務課に連絡するものとする。ただし、改めて開示請求者に決定通知書の交付はしないものとする。
2 所管課は、指定した日時に個人情報が記録された文書等の原本又はその写しを指定した場所に持参すること。
3 所管課の職員は、開示決定通知書の提示を求め下記の事項について確認すること。
4 開示請求者が来庁した場合は、開示決定通知書の提示を求め、開示請求者が本人又は親権者等若しくは保佐人等であることの確認は、第7条第2項に準じて行うものとする。
5 開示決定通知書に記載された個人情報と、開示しようとする個人情報とが一致すること。
6 所管課の職員は、開示請求者が個人情報の原本を汚損し、若しくは破損したとき、又はそのおそれがあると認められるときは、当該原本の閲覧を中止させ、又は禁止するものとする。
7 写しの交付は、原則として乾式電子複写機によるものとする。
(費用の徴収)
第15条 個人情報の写しの作成に要する費用(以下「複写料」という。)は、前納とし、次のとおり徴収する。
(1) 庁舎内に設置してある複写機により複写できるもの
ア 乾式電子複写機によるモノクロームの場合
(ア) 日本工業規格A列3判(以下「A3判」という。)以内のコピー用紙を用い、1枚(片面複写)につき15円とする。
(イ) 図面等でA3判を超えるものについては、1枚(片面複写)につき100円とする。
イ カラー複写機により複写できるもの
A3判以内のコピー用紙を用い、1枚(片面複写)当たり100円とする。
ウ 外部の業者に発注しなければ複写できないもの
当該委託契約に定める額
エ 録音テープその他媒体の複製によるもの
当該複写に要した額
(2) 徴収方法
ア 公開窓口で交付する場合
写しを公開窓口において交付するときは、現金で徴収する。
イ 写しを郵送により交付する場合
請求者の希望により、情報の写しを送付するときは、次のとおり扱うものとする。
(ア) 所管課は、複写に係る納入通知書の作成を公開窓口に依頼する。公開窓口は、決定通知書に当該納入通知書を添付して請求者に送付する。
(イ) 請求者は、複写料を指定金融機関に納付し、領収書及び郵送に要する費用の額に相当する郵便切手を所管課に送付する。
(ウ) 所管課は、当該領収書を情報の写しに添付して請求者に送付する。
(開示請求及び開示の特例)
第16条 条例第21条に規定する開示手続の特例については、別に定める「個人情報の開示請求の特例に関する事務取扱要領」によるものとする。
第3章 個人情報の訂正請求等
(個人情報の訂正請求に係る事務)
第17条 窓口に個人情報の訂正請求の相談があった場合は、請求の内容が訂正請求として対応すべきものであるか、次の事項について確認し、所管課と連絡をとり適切な対応に努めるものとし、この場合において、必要があると認められるときは、所管課の職員に立会いを求める。
2 訂正請求の対象となる個人情報は、実施機関に訂正権限があるものであり、かつ、客観的に正誤の判断を行うことができる事実の誤りに関するものであることから、請求内容がこれに該当するかどうか確認するとともに、訂正を求める内容が事実に合致することを証明する書類が適当なものであるかどうか確認し、該当しない場合は、訂正できない旨を説明する。
3 訂正請求をする場合には、訂正請求に係る個人情報について、条例第20条第1項の規定により開示を受けていることが必要である(条例第40条第4項の規定により開示を受けたものとみなされる場合を含む。)ので、訂正請求する者に開示決定通知書等の提示を求めるなどの方法により、既に開示を受けていることを確認し、開示を受けていない場合は、開示請求をして当該決定により開示を受ける必要がある旨を説明する。
4 他の法令等の規定により個人情報の訂正を求めることができる場合には、当該法令等の定めるところによるので、これに該当する場合は、当該法令等の手続によらなければならない旨を説明する。
5 所管課において従来から本人の申出などに応じて、訂正をしている個人情報、又は訂正請求をするまでもなく訂正できる個人情報については、当該所管課に案内する等適切に対応すること。
(訂正請求の受付)
第18条 訂正請求の方法は、第7条第1項に準じて行うものとする。
2 本人又は親権者等若しくは保佐人等であることの確認は、第7条第2項に準じて行うものとする。
3 個人情報訂正請求書(規則様式第11号。以下「訂正請求書」という。)の提出があったときは、記載事項について確認し、記載漏れがあるなど形式上の不備がある場合、補正を求めるものとする。
(1) 年月日欄は、第7条第4項第1号に準じて行うものとする。
(2) 請求者欄は、第7条第4項第2号に準じて行うものとする。
(3) 訂正請求の対象となる自己の個人情報を特定するため、また訂正請求の要件である既に開示決定を受けていることを確認する必要があるため、個人情報開示決定通知書等の文書番号、通知年月日、個人情報の内容などを具体的に記入するように求める。
(4) 訂正請求をする箇所及びどのように訂正するかが具体的にわかるように記入するよう求める。
(記入例)
○○文書に記載されている△△という私の個人情報は、□□の誤りであるので、訂正を求める。
(5) 訂正請求に係る個人情報の本人の状況等欄は、第7条第4項第5号に準じて行うものとする。
(6) 請求者の確認方法及び代理権の確認方法欄は、第7条第4項第6号に準じて行うものとする。
4 訂正請求者に、訂正を求める内容が事実に合致することを明らかにする資料の提出又は提示が必要である旨を説明し、当該資料の提出又は提示を求めるものとし、提示を受けた場合は、所管課が判断する上での資料となるため必要である旨を説明し、請求者の同意を得た上で、その写しを作成する。
(訂正請求書の取扱い)
第19条 訂正請求書が提出された場合は、訂正請求書に受付印を押し、その写しを訂正請求者に交付する。
2 訂正請求者に対して次のことを説明するものとする。
(1) 訂正決定等は、窓口で訂正請求者を受け付けた日から起算して30日以内に行うが、やむを得ない事由により、受け付けた日から起算して60日を限度として延長をする場合があること。
(2) 決定の内容は書面により通知すること。
3 提出後の取扱いは、第8条第3項に準じて行うものとする。
(訂正請求内容の検討)
第20条 所管課は、訂正請求があったときは、訂正請求に係る個人情報について、事実の誤りがあるかどうか及び実施機関に訂正をする権限があるかどうか等について検討し、総務課と協議する。
(訂正・非訂正の決定)
第21条 決定の期限は、原則として、訂正請求があった日から起算して30日以内に行う。
2 訂正請求に係る個人情報に事実の誤りがあることが認められ、かつ訂正できない理由がない場合は、個人情報の全部について訂正の決定を行い、個人情報訂正決定通知書(規則様式第12号)により訂正請求者に通知する。
3 訂正請求に係る個人情報の一部に事実の誤りがあると認められる情報が含まれている場合は、個人情報の一部訂正の決定を行い、個人情報一部訂正決定通知書(規則様式第13号)により訂正請求者に通知する。
4 次に掲げる場合は、非訂正決定を行い、個人情報非訂正決定通知書(規則様式第14号)により訂正請求者に通知する。
(1) 訂正請求に係る個人情報について、実施機関に訂正する権限がないとき。
(2) 法令等の規定により訂正が禁止されているとき。
(3) 訂正請求に係る個人情報が事実の誤りに関するものでないとき。
(4) 調査の結果、訂正を求める内容どおりの訂正ができないとき。
5 訂正・非訂正の決定に係る通知書の記載に当たっては、次の事項に留意するものとし、当該個人情報が「事実」に該当しないと判断した場合には、具体的な理由を記載すること。
(1) 訂正請求に係る個人情報の内容欄は、訂正請求書、「訂正請求に係る個人情報の内容」を記入する。
(2) 訂正をする内容欄は、訂正前の個人情報の内容及び訂正後の内容を記入すること。
(記入例)
住所を○○から△△に、生年月日を□□から××に訂正する。
(3) 訂正年月日欄は、訂正した年月日を記載する。
(4) 訂正をしない部分及びその理由、又は訂正しない理由欄は、訂正をしない部分及び理由を具体的に記入する。
(記入例)
○○手当受給者一覧表の受給年月日は、調査の結果、事実の誤りがあると認められなかった。
(個人情報訂正決定期間の延長)
第22条 事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、当該期間を30日間延長することができるものとし、この場合、個人情報訂正決定等期間延長通知書(規則様式第15号)により、遅くとも訂正請求があった日から起算して30日以内に訂正請求者に届くよう送付するとともに、その写しを総務課に送付すること。
(訂正の実施)
第23条 所管課は、訂正することを決定したときは、原則として、個人情報訂正決定通知書又は個人情報一部訂正決定通知書を送付する前に請求のあった当該個人情報を訂正するものとする。
2 訂正は、次に掲げる方法によるほか、個人情報の内容及び記録媒体の種類・性質に応じ、適切な方法により行うものとする。
(1) 文書又は図画に記録されている個人情報の訂正
ア 誤っていた個人情報を完全に消去し、事実に合致した正確な個人情報を新たに記載する。
イ 誤っていた個人情報の上に二本線を引き、余白部分に朱書等で、事実に合致した正確な個人情報を記載する。
ウ 個人情報の誤りの部分のアンダーラインを引く等の方法により誤りの部分を明示した上、別紙において当該個人情報が誤っていた旨及び正確な内容を記載し添付する方法
(2) 電磁的記録に記載されている個人情報の訂正
電磁的記録の該当部分を消去し、新たに記録する方法その他適当な方法により訂正するものとする。
3 個人情報の訂正を実施した所管課は、必要に応じ、関係課並びに当該個人情報の収集先及び提供先に対して、当該個人情報の訂正の内容を連絡するものとする。
第4章 個人情報の削除又は中止請求
(個人情報の削除又は中止請求に係る事務)
第24条 総務課に個人情報の削除又は中止請求(以下「削除等請求」という。)の相談があった場合は、請求の内容が削除等請求として対応すべきものであるか、次の事項について確認し、所管課と連絡をとり適切な対応に努めるものとし、この場合において、必要があると認められるとき、所管課の職員に立会いを求める。
(1) 条例第5条の収集の制限又は条例第7条の利用及び提供の制限に違反して収集又は利用・提供された削除等請求の対象となる個人情報であるかどうか確認する。
(2) 開示を受けていることの確認は、第17条第3項に準じて行うものとする。
(3) 他の制度等を利用する場合の確認は、第17条第4項に準じて行うものとする。
(削除等請求書の受付)
第25条 削除又は中止請求の方法は、第7条第1項に準じて行うものとする。
2 本人又は親権者等若しくは保佐人等であることの確認は、第7条第2項に準じて行うものとする。
(1) 年月日欄は、第7条第4項第1号に準じて行うものとする。
(2) 請求者欄は、第7条第4項第2号に準じて行うものとする。
(3) 削除請求に係る個人情報の内容又は中止請求に係る個人情報の内容欄は、第18条第3項第3号に準じて行うものとする。
(4) 削除を求める内容又は中止を求める内容欄は、自己の個人情報のどの部分をどのように削除又は中止するのかが具体的にわかるように記入してあること。
(記入例)
○○文書に記載されている「生年月日」
(5) 削除を求める理由又は中止を求める理由欄は、条例第5条又は第7条のどの規定にどのように違反して収集又は利用・提供されているのか、削除又は中止を求める理由が具体的にわかるように記入されていること。
(記入例)
私の生年月日は、○○事務を遂行する上で必要な情報ではなく、条例第5条第1項に定める事務の目的を達成するために必要な範囲を超えて収集されていると認められるため、削除を求めるもの
(6) 削除請求に係る個人情報の本人の状況等又は中止請求に係る個人情報の本人の状況等欄は、第7条第4項第5号に準じて行うものとする。
(7) 請求者の確認方法及び代理権の確認方法欄は、第7条第4項第6号に準じて行うものとする。
(削除等請求者の取扱い)
第26条 削除等請求書に受付印を押し、その写しを削除等請求者に交付する。
2 削除等請求者に対する説明は、第19条第2項に準じて行うものとする。
3 提出後の取扱は、第8条第3項に準じて行うものとする。
(削除等請求内容の検討)
第27条 所管課は、削除等請求があったときは、削除等請求に係る個人情報が条例第5条又は第7条に違反しているかどうか等について検討し、総務課と協議する。
(削除・非削除又は中止・非中止の決定)
第28条 決定の期限は、原則として、訂正請求があった日から起算して30日以内に行う。
5 個人情報削除決定通知書等の記載事項は、第21条第5項に準じて行うものとする。
(削除又は中止の実施)
第30条 削除又は中止の実施時期は、第23条第1項に準じて行うものとする。
2 削除又は中止は、次に掲げる方法によるほか、個人情報の内容及び記録媒体の種類・性質に応じ、適切な方法により行うものとする。
(1) 削除又は利用を中止すべき個人情報を完全に消去する。
(2) 削除又は利用を中止すべき個人情報が記録された部分を黒塗りする。
(3) 削除又は利用を中止すべき個人情報が記録された公文書を破棄する。
3 訂正内容の連絡は、第23条第3項に準じて行うものとする。
第5章 苦情処理
(個人情報の取扱いに関する苦情の処理)
第31条 条例第38条の規定により実施機関が処理する個人情報の取扱いに関する苦情の受付は、所管課又は総務課において行うこととし、総務課で苦情を受け付けた場合は、必要に応じて所管課の職員に立会いを求める。
(1) 所管課で受け付けた場合は、苦情の内容を十分聴取し、その内容を苦情申出処理票(様式第3号。以下「処理票」という。)等に記録するものとする。
(2) 総務課で受け付けた場合は、苦情の内容を十分に聴取し、その内容を処理票に記録するとともに、担当課へ送付するが、担当課が立ち会ったときは、担当課において、処理票を作成するものとする。
2 苦情申出に対し次のように対応するものとする。
(1) 担当課は、関係書類の確認、関係者への事情聴取等の方法により、苦情に係る個人情報の取扱いの事実関係を把握し、苦情申出者に対し、苦情相談に係る処理を文書で回答するなど、迅速かつ適切に対応するものとする。
(2) 担当課は、苦情申出に対する対応を処理票等に記録し、保存するとともに、その写しを総務課へ送付するものとする。
第6章 運用状況の公表
(運用状況の公表)
第32条 総務課は、前年度のすべての実施機関の運用状況を取りまとめ、町広報等に搭載することにより公表するものとする。
2 運用状況の公表事項は次のとおりとする。
(1) 個人情報取扱事務の登録件数
(2) 個人情報の開示、訂正、削除又は中止の請求件数
(3) (2)に対する決定の状況
(4) 審査請求の件数及び裁決の状況
(5) その他必要な事項
第7章 雑則
(その他)
第33条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この訓令は、平成17年10月1日から施行する。
附則(平成19年訓令第2号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成28年訓令第1号)抄
(施行期日)
第1条 この訓令は、公布の日から施行し、第4条以外の規定は、平成28年1月1日から適用する。
附則(平成28年訓令第2号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
