○美郷町戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程
平成17年3月29日
訓令第14号
(目的)
第1条 この訓令は、邑智郡総合事務組合個人情報の保護に関する条例(平成15年邑智郡町村総合事務組合条例第3号)及び美郷町個人情報保護条例(平成17年美郷町条例第2号)に定めるほか、美郷町における戸籍情報システムに係る戸籍又は除かれた戸籍等(以下「除籍等」という。)のデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍情報システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。
(1) 戸籍情報システム 住民課及び大和事務所に設置した戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除籍等、附票及び人口動態調査票等を磁気ディスク等に記録し、戸籍事務、附票事務及び人口動態調査等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する磁気媒体をいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手引書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理にあたっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護しなければならない。
(保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ保護について、統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、住民課長及び大和事務所長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて、必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護管理者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、町長に報告しなければならない。
(端末機管理責任者の設置)
第6条 保護管理者は端末機の適正な管理をするため、端末機管理責任者(以下「管理責任者」という)を住民課及び大和事務所職員の中から定める。
(戸籍データ保護)
第7条 保護管理者は、戸籍データの漏洩、滅失及び毀損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末機は、来庁者から内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 入出力された戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理しなければならない。また、これをその他の業務に利用してはならない。
4 出力された戸籍データは、不要となった時点で、速やかに復元できない方法によって処分しなければならない。
5 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(プログラム及び磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等の方法により安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去したうえで、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(4) 戸籍情報システムのアプリケーションプログラムを適正に管理し、複写及び変更を行わせてはならない。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等の方法により安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力された帳票を破棄するときは、復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 保護管理者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 管理責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときには、保護管理者の許可を受けなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務の目的を越えて使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第12条 保護管理者は、管理責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末機の使用状況
(3) 戸籍データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末機の操作)
第13条 端末機は、取扱職員でなければ操作することができない。
2 端末機の操作は、戸籍事務、戸籍附票事務及び戸籍関連事務に必要な場合以外に行ってはならない。また、見出しデータ及び戸籍に関するデータを、戸籍事務、戸籍附票事務及び戸籍関連事務に必要な場合以外に検索してはならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第14条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年1回以上の教育、訓練計画を策定し、これを実施しなければならない。新任の取扱職員については、配属後できるだけ早い時期にこれを実施しなければならない。
附則
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。