○美郷町議会事務局規程
平成16年10月4日
議会訓令第6号
(趣旨)
第1条 この訓令は、美郷町議会事務局(以下「事務局」という。)の組織、事務処理及び職員の服務に関し必要な事項を定めるものとする。
(係の設置)
第2条 事務局に次の係を置く。
庶務係
議事調査係
(分掌事務)
第3条 庶務係の分掌事務は、次のとおりとする。
(1) 職員の任免、分限、懲戒及び服務に関すること。
(2) 表彰に関すること。
(3) 議員の進退及び身分に関すること。
(4) 条例、規則等の制定、改廃に関すること。
(5) 公印に関すること。
(6) 予算及び決算に関すること。
(7) 会計経理に関すること。
(8) 議長会、事務局長会等に関すること。
(9) 秘書に関すること。
(10) 議員共済会及び議員互助会に関すること。
(11) 議員の報酬及び費用弁償に関すること。
(12) 文書の収受、発送及び整理保存に関すること。
(13) 議会図書等の整理保存に関すること。
(14) 前各号に掲げるもののほか、他係に属しないこと。
2 議事調査係の分掌事務は、次のとおりとする。
(1) 本会議及び委員会等に関すること。
(2) 議員協議会等に関すること。
(3) 請願陳情等に関すること。
(4) 議事日程及び諸般の報告に関すること。
(5) 議員の出欠に関すること。
(6) 一般質問に関すること。
(7) 議員発議に関すること。
(8) 議場の整備に関すること。
(9) 議員発案の調査に関すること。
(10) 議会広報に関すること。
(11) 議決書等の報告に関すること。
(12) 会議録の調製及び保管に関すること。
(13) 傍聴に関すること。
(14) 前各号に掲げるもののほか、議事及び諸調査に関すること。
(職の設置)
第4条 事務局に事務局長(以下「局長」という。)のほか、次に掲げる職を置く。
(1) 事務局次長(以下「次長」という。)
(2) 前号に掲げるもののほか、町長事務部局の例による職
2 前項の職は、書記その他職員をもって充てる。
(職務)
第5条 局長は、議長の命を受け、所属職員を指揮監督し、事務を掌理する。
2 次長は、局長を補佐し、上司の命を受け事務を処理するとともに、局長に事故があるとき、又は欠けたときは、その職務を代理する。
3 局長及び次長がともに事故があるとき、又は欠けたときは、議長の指定した職員がその職務を代理する。
4 前条第1項第2号に掲げる職の職務は、町長事務部局の例による。
(代決)
第6条 局長が不在のときは、次長がその事務を代決する。
2 局長及び次長がともに不在のときは、局長があらかじめ指定したものがその事務を代決する。
3 前項の規定により代決した事項については、あらかじめ指示されたものを除き「要後閲」と朱書し、速やかに上司の後閲を受けなければならない。
(代決の制限)
第7条 代決者は、あらかじめ処理上の指示を受けてあるものを除き、次の各号のいずれかに該当する場合には、代決することができない。
(1) 事案が重大若しくは異例に属し、又は将来に重大な先例となると認められるとき。
(2) 紛議論争があるとき、又は処理の結果紛議紛争の生ずるおそれがあるとき。
(3) 疑義のあるとき。
(専決)
第8条 局長の専決できる事項は、次のとおりとする。
(1) 職員の事務分掌命令に関すること。
(2) 職員の出張命令に関すること。
(3) 職員の時間外勤務命令及び休日勤務命令に関すること。
(4) 職員の休暇(病気休暇を除く。)その他服務に関すること。
(5) 職員の扶養手当、通勤手当及び住居手当の支給に係る確認及び決定に関すること。
(6) 公印の管理及び使用に関すること。
(7) 定期的な照会、報告、届出等に関すること。
(8) 議決証明書及びその他の事実証明書に関すること。
(9) 会議録の調製に関すること。
(10) 議決結果の処理に関すること。
(11) 保存文書の閲覧許可に関すること。
(12) 議会図書に関すること。
(13) 議会日誌に関すること。
(14) 前各号に掲げるもののほか、所管事務のうち軽易な事項の処理に関すること。
(勤務時間)
第10条 職員の勤務時間については、町長事務部局の例による。
(服務)
第11条 職員の服務は、町長事務部局の例による。
(記号及び番号)
第12条 公文書には、記号及び番号を付けなければならない。
2 記号は「美議」とする。
3 親展文書には、前項の規定による記号の次に「秘」を加える。
(簿冊の保存)
第13条 簿冊が完結したときは、保存種別ごとに整理し、編てつの上、保存文書台帳に登載し、所定の保存期間中書庫に保存しなければならない。
(保存種別及び保存期間)
第14条 保存期間は、次のとおりとする。
第1種(永久保存)
(1) 本会議の会議録及び議決書
(2) 議員の進退及び懲戒に関する文書並びに履歴書
第2種(30年保存)
(1) 議会関係の条例、規則及び令達等で特に重要な文書
(2) 原簿、台帳等の簿冊で重要なもの
(3) 政府、国会その他に提出した意見書、要望等に関する文書
(4) 前3号に掲げるもののほか、30年の期間保存の必要があると認められる文書
第3種(10年保存)
(1) 各種委員会の会議録
(2) 各種協議会の会議録
(3) 議会関係の令達等で重要な文書
(4) 報告、届出、調査等で特に重要な文書
(5) 請願、陳情等で重要な文書
(6) 前各号に掲げるもののほか、10年の期間保存の必要があると認められる文書
第4種(5年保存)
(1) 報告、届出、調査等で重要な文書
(2) 会計上の文書、帳簿で決算の終わったもの
(3) 議員名簿及び委員名簿
(4) 議長会議、局長会議その他特に重要な会議に関する文書
(5) 前各号に掲げるもののほか、5年の期間保存の必要があると認められる文書
第5種(3年保存)
(1) 原簿、台帳等の簿冊で第1種に属しないもの
(2) 議員の出席簿
(3) 前2号に掲げるもののほか、3年の期間保存の必要があると認められる文書
第6種(1年保存)
(1) 収受、発送に関する諸帳簿
(2) 前号に掲げるもののほか、1年の期間保存の必要があると認められる文書
第7種(1年未満の保存期間)
(1) 随時発生し、短期間使用する軽微なもの
(廃棄処分)
第15条 保存期間を経過した文書及び保存のない文書は、合議の上、廃棄処分をしなければならない。
(未完結文書の整理、保管)
第16条 未完結文書は、一定の場所に保管し、その所在を明らかにしなければならない。
(その他)
第18条 この訓令の施行に関し必要な事項については、局長が別に定める。
附則
この訓令は、公布の日から施行する。